Términos y Condiciones de Servicio

1. Aceptación de los Términos

Al acceder, registrarse o utilizar de cualquier forma la plataforma Medibill (en adelante, "el Servicio"), operada por Medibill S.A.S. (en adelante, "Medibill", "nosotros" o "la Empresa"), con domicilio en Pasto, Nariño, Colombia, usted (en adelante, "el Usuario") declara que ha leído, comprendido y aceptado en su totalidad estos Términos y Condiciones de Servicio (en adelante, "los Términos"), los cuales constituyen un contrato legalmente vinculante entre usted y Medibill conforme a la legislación colombiana aplicable, incluyendo el Código de Comercio, el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) y la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico.

Si usted no está de acuerdo con alguna parte de estos Términos, no deberá acceder ni utilizar el Servicio. El simple acceso o uso del Servicio implica la aceptación plena e incondicional de estos Términos.

Si usted actúa en nombre de una persona jurídica (empresa, clínica, IPS u otra organización), declara que tiene la autoridad legal para vincular a dicha entidad a estos Términos. En tal caso, "usted" se referirá tanto a la persona natural como a la entidad representada.

2. Descripción del Servicio

Medibill es una plataforma de Software como Servicio (SaaS) de facturación médica electrónica que utiliza inteligencia artificial para:

• Clasificación asistida de códigos CUPS y CIE-10.
• Generación de archivos RIPS conforme a la Resolución 2275 de 2023 del Ministerio de Salud.
• Creación y transmisión de facturas electrónicas de venta en salud (FEV) a través de proveedores tecnológicos habilitados ante la DIAN.
• Gestión de glosas según la Resolución 2284 de 2023.
• Administración de cartera, conciliación de pagos e importación de sábana de pagos.
• Validación pre-radicación de facturas.
• Bot de dictado por audio vía Telegram (disponible en planes compatibles).

Medibill se reserva el derecho de añadir, modificar, suspender o descontinuar cualquier funcionalidad del Servicio en cualquier momento, con o sin previo aviso.

3. Registro y Cuentas de Usuario

Para utilizar el Servicio, usted debe crear una cuenta proporcionando información veraz, completa, exacta y actualizada, incluyendo pero no limitándose a: nombre completo, correo electrónico, NIT o número de cédula, y nombre de la organización (si aplica).

• Responsabilidad sobre credenciales: Usted es el único responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso (correo electrónico y contraseña) y de todas las actividades que ocurran bajo su cuenta. Debe notificarnos inmediatamente cualquier uso no autorizado.
• Una cuenta por persona: Cada cuenta es personal e intransferible. No podrá compartir, ceder ni permitir que terceros utilicen su cuenta.
• Edad mínima: Usted declara tener al menos 18 años de edad o la mayoría de edad legal en su jurisdicción.
• Veracidad de la información: La provisión de información falsa, inexacta o incompleta constituye un incumplimiento de estos Términos y podrá dar lugar a la suspensión o terminación inmediata de su cuenta.

4. Período de Prueba Gratuita

Medibill ofrece un período de prueba gratuita ("Prueba Gratuita" o "Trial") sujeto a las siguientes condiciones específicas:

4.1. Duración y Activación

• La Prueba Gratuita tiene una duración de 14 días calendario contados a partir de la fecha de creación de la cuenta.
• No se requiere tarjeta de crédito ni método de pago para activar la Prueba Gratuita.
• La Prueba Gratuita se activa automáticamente al registrarse con éxito en la plataforma y completar el proceso de onboarding.
• Cada persona natural o jurídica tiene derecho a una única Prueba Gratuita. Medibill se reserva el derecho de denegar pruebas gratuitas adicionales a usuarios que intenten registrarse con datos diferentes para evadir esta restricción.

4.2. Límites y Restricciones del Período de Prueba

Durante la Prueba Gratuita, el uso del Servicio está sujeto a los siguientes límites:

• Clasificaciones con IA: Máximo de 10 clasificaciones durante todo el período de prueba (no es un límite mensual, sino acumulativo).
• Resultados completos: Solo las primeras 3 clasificaciones mostrarán los resultados completos con todos los códigos sugeridos. Las clasificaciones restantes mostrarán resultados parciales a modo de demostración.
• Facturas electrónicas ante la DIAN: La generación y transmisión de facturas electrónicas a la DIAN no está disponible durante la Prueba Gratuita. Esta funcionalidad requiere un plan de pago activo.
• Funcionalidades limitadas: Algunas funcionalidades avanzadas como gestión de glosas con IA, importación de sábana de pagos, importación masiva de facturas, bot de Telegram y gestión de equipos no están disponibles durante la Prueba Gratuita.
• Usuarios: La Prueba Gratuita permite un máximo de 1 usuario por organización.

4.3. Finalización del Período de Prueba

• Al expirar los 14 días de la Prueba Gratuita, su acceso al Servicio será restringido automáticamente. No podrá crear nuevas clasificaciones, generar facturas ni acceder a las funcionalidades operativas del Servicio.
• Los datos ingresados durante la Prueba Gratuita se conservarán durante un período razonable para que pueda contratar un plan de pago y continuar desde donde lo dejó.
• Si no contrata un plan de pago, Medibill se reserva el derecho de eliminar los datos de cuentas inactivas después de 90 días calendario posteriores a la finalización de la Prueba Gratuita.
• No hay cobro automático al finalizar la Prueba Gratuita. La transición a un plan de pago requiere una acción explícita del Usuario a través del panel de suscripción.

4.4. Naturaleza de la Prueba Gratuita

La Prueba Gratuita se ofrece "como está" ("as is") con el único propósito de evaluar la plataforma. Medibill no garantiza que las funcionalidades disponibles durante la Prueba Gratuita sean idénticas a las de los planes de pago. La Prueba Gratuita no genera ninguna obligación contractual de contratación futura ni constituye una oferta irrevocable en los términos del artículo 845 del Código de Comercio colombiano. Medibill podrá modificar, suspender o eliminar la Prueba Gratuita en cualquier momento sin previo aviso.

5. Planes de Suscripción y Facturación

5.1. Planes Disponibles

Medibill ofrece diferentes planes de suscripción (Starter, Profesional y Clínica) con distintos niveles de funcionalidad, límites de uso y precios. Los detalles actualizados de cada plan, incluyendo precios, límites y funcionalidades, se encuentran disponibles en la página de precios de la plataforma.

5.2. Precios

• Todos los precios están expresados en Pesos Colombianos (COP) e incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
• Medibill se reserva el derecho de modificar los precios de los planes en cualquier momento. Cualquier cambio de precio se comunicará con al menos 30 días de anticipación y se aplicará al siguiente período de facturación. El uso continuado del Servicio después de la entrada en vigor de los nuevos precios constituye su aceptación.

5.3. Pagos y Procesamiento

• Los pagos se procesan de forma recurrente (mensual o anual, según el período seleccionado) a través de Wompi, un proveedor de pagos regulado por la Superintendencia Financiera de Colombia. Medibill no almacena números completos de tarjetas de crédito ni información financiera sensible.
• Usted autoriza a Medibill (a través de Wompi) a realizar los cargos recurrentes correspondientes a su plan de suscripción hasta que usted cancele expresamente.
• En caso de que un pago sea rechazado o fallido, Medibill podrá intentar procesar el pago nuevamente. Si el pago no puede ser procesado, su suscripción podrá ser suspendida temporalmente (estado "past_due") o cancelada.

5.4. Cancelación y Reembolsos

• Usted puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de configuración. Al cancelar, mantendrá el acceso hasta el final del período de facturación vigente.
• No se realizan reembolsos por períodos parciales no utilizados, salvo en los casos expresamente exigidos por la legislación colombiana de protección al consumidor (Ley 1480 de 2011).
• El derecho de retracto previsto en el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 será aplicable cuando corresponda conforme a la normativa vigente.

5.5. Cambio de Plan

Usted puede cambiar de plan en cualquier momento. El cambio a un plan superior (upgrade) se aplicará de forma inmediata y se prorrateará el cobro. El cambio a un plan inferior (downgrade) se aplicará al inicio del siguiente período de facturación. Al realizar un downgrade, las funcionalidades no incluidas en el nuevo plan dejarán de estar disponibles.

6. Naturaleza del Servicio y Exclusiones

6.1. No es Historia Clínica Electrónica

Medibill es exclusivamente una plataforma de facturación y gestión administrativa. No constituye un sistema de historia clínica electrónica (HCE) ni un sistema de gestión de información clínica en los términos de la Resolución 3374 de 2000 o la normativa que la modifique o sustituya. Las notas clínicas que usted ingrese son procesadas de forma transitoria y automatizada para la clasificación de códigos y generación de facturas, y no se conservan como registros clínicos.

6.2. Intermediario Tecnológico — No Proveedor DIAN

La transmisión de facturas electrónicas de venta en salud (FEV) a la DIAN es realizada por el Proveedor Tecnológico habilitado. Medibill actúa exclusivamente como intermediario tecnológico que facilita la integración entre el usuario y el Proveedor Tecnológico. Medibill no asume la condición de Proveedor Tecnológico ante la DIAN en los términos de la Resolución 000042 de 2020 ni garantiza la aceptación o validación de las facturas por parte de la DIAN.

6.3. No Asesoría Profesional

El Servicio no constituye asesoría jurídica, contable, tributaria ni médica. Las sugerencias, clasificaciones y resultados generados por la plataforma son de naturaleza informativa y asistencial. Usted es el único responsable de verificar, validar y aprobar toda la información generada antes de su uso, radicación o transmisión ante cualquier entidad.

7. Uso de Inteligencia Artificial — Descargo de Responsabilidad

Medibill utiliza modelos de inteligencia artificial (IA) de terceros para asistir en la clasificación de códigos CUPS, CIE-10 y la gestión de glosas. Al utilizar estas funcionalidades, usted reconoce y acepta lo siguiente:

• Las clasificaciones y sugerencias generadas por IA son aproximaciones probabilísticas basadas en modelos estadísticos. No son determinísticas ni infalibles.
• Toda clasificación generada por IA debe ser revisada, verificada y aprobada por un profesional de salud calificado antes de su uso en facturación, radicación o cualquier trámite ante entidades de salud o la DIAN.
• Medibill no garantiza la exactitud, completitud ni idoneidad de las clasificaciones generadas por IA para ningún propósito específico.
• Medibill no se responsabiliza por errores, glosas, rechazos, sanciones, multas o cualquier perjuicio que resulte de la utilización de clasificaciones de IA que no hayan sido debidamente revisadas por el Usuario.
• Los datos clínicos ingresados para clasificación por IA son anonimizados antes de ser procesados por los modelos de IA. Sin embargo, usted es responsable de no incluir información de identificación directa del paciente que no sea estrictamente necesaria para la clasificación.
• Los proveedores de los modelos de IA pueden cambiar sin previo aviso, siempre manteniendo estándares equivalentes o superiores de precisión y seguridad.

8. Uso Aceptable

Usted se compromete a utilizar el Servicio únicamente para fines legales, legítimos y de conformidad con estos Términos y la legislación colombiana aplicable. Queda expresamente prohibido:

• Utilizar el Servicio para actividades ilícitas, fraudulentas o que violen la legislación colombiana o internacional.
• Generar facturas ficticias, infladas o que no correspondan a servicios de salud efectivamente prestados.
• Utilizar la plataforma para evadir impuestos, cometer fraude al sistema de salud o presentar información falsa ante la DIAN, EPS, IPS u otras entidades.
• Transmitir virus, malware, código malicioso o cualquier contenido que pueda dañar, deshabilitar o comprometer el Servicio o la infraestructura de terceros.
• Intentar acceder sin autorización a datos, cuentas o funcionalidades de otros usuarios, o a las áreas restringidas del Servicio.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o intentar derivar el código fuente del Servicio.
• Utilizar el Servicio de cualquier manera que pueda sobrecargar, deteriorar o comprometer los servidores, redes o infraestructura de Medibill.
• Revender, sublicenciar, redistribuir o comercializar el acceso al Servicio sin autorización escrita de Medibill.
• Utilizar bots, scrapers, técnicas automatizadas o de minería de datos para acceder o extraer información del Servicio, salvo las funcionalidades expresamente provistas (como la API del bot de Telegram).

El incumplimiento de esta sección podrá resultar en la suspensión o terminación inmediata de la cuenta, sin derecho a reembolso y sin perjuicio de las acciones legales que Medibill pueda ejercer.

9. Disponibilidad y Nivel de Servicio

• Medibill hará esfuerzos comercialmente razonables para mantener el Servicio disponible, pero no garantiza una disponibilidad ininterrumpida ni libre de errores.
• El Servicio puede experimentar interrupciones por mantenimiento programado, actualizaciones, fallos de infraestructura de terceros (incluyendo Supabase, proveedores de IA, Wompi o el Proveedor Tecnológico de facturación), caso fortuito o fuerza mayor.
• Medibill no será responsable por pérdidas, daños o perjuicios derivados de la interrupción, suspensión, lentitud o indisponibilidad temporal del Servicio.
• Medibill se reserva el derecho de suspender el Servicio temporal o permanentemente, con o sin previo aviso, por razones técnicas, de seguridad, legales o comerciales.

10. Propiedad Intelectual

10.1. Propiedad de Medibill

El Servicio, incluyendo pero no limitándose a su código fuente, algoritmos, modelos de IA entrenados, diseño de interfaz, marcas, logotipos, textos, gráficos y documentación, es propiedad exclusiva de Medibill y está protegido por las leyes de propiedad intelectual de Colombia (Decisión Andina 486 de 2000, Ley 23 de 1982 y demás normas concordantes) y tratados internacionales aplicables. Ningún derecho de propiedad intelectual es transferido al Usuario por virtud de estos Términos.

10.2. Licencia de Uso

Medibill le otorga una licencia limitada, no exclusiva, no transferible, no sublicenciable y revocable para utilizar el Servicio conforme a estos Términos y al plan de suscripción contratado. Esta licencia no otorga ningún derecho sobre el código fuente, los algoritmos ni la tecnología subyacente del Servicio.

10.3. Datos del Usuario

Los datos, facturas, notas clínicas y demás información que usted ingrese en la plataforma siguen siendo de su propiedad. Usted otorga a Medibill una licencia limitada para procesar dichos datos exclusivamente con el fin de prestar el Servicio.

11. Limitación de Responsabilidad

EN LA MÁXIMA MEDIDA PERMITIDA POR LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA APLICABLE:

• Medibill proporciona el Servicio "TAL CUAL" ("AS IS") y "SEGÚN DISPONIBILIDAD" ("AS AVAILABLE"), sin garantías de ningún tipo, ya sean expresas, implícitas o legales, incluyendo pero no limitándose a garantías de comerciabilidad, idoneidad para un propósito particular, no infracción o cumplimiento normativo.
• Medibill no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos, incluyendo pero no limitándose a: pérdida de beneficios, pérdida de datos, pérdida de oportunidades de negocio, interrupción de la actividad comercial, costos de adquisición de servicios sustitutivos, sanciones impuestas por autoridades regulatorias o glosas de EPS, independientemente de la causa y de la teoría de responsabilidad aplicada (contractual, extracontractual o cualquier otra).
• La responsabilidad total acumulada de Medibill por cualquier reclamación relacionada con el Servicio estará limitada al monto efectivamente pagado por el Usuario a Medibill durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al evento que dio origen a la reclamación, o a $500.000 COP, lo que sea mayor.
• Medibill no será responsable por errores en la codificación, clasificación o facturación que no hayan sido verificados, aprobados y confirmados por el Usuario antes de su radicación o transmisión.
• Medibill no será responsable por el rechazo, glosa o no pago de facturas por parte de EPS, IPS, ADRES o cualquier otra entidad del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).
• Medibill no será responsable por decisiones comerciales, clínicas o administrativas que el Usuario tome basándose en la información proporcionada por el Servicio.

12. Indemnización

Usted se obliga a indemnizar, defender y mantener indemne a Medibill, sus directores, empleados, agentes, contratistas y afiliados, frente a cualquier reclamación, demanda, acción, pérdida, responsabilidad, daño, costo o gasto (incluyendo honorarios razonables de abogados) que surja de o esté relacionado con:

• Su uso del Servicio o cualquier actividad bajo su cuenta.
• Su violación de estos Términos.
• Su violación de cualquier ley, regulación o derecho de terceros.
• La información, datos o contenido que usted ingrese en la plataforma.
• Reclamaciones de terceros (incluidos pacientes, EPS, IPS, autoridades regulatorias o la DIAN) relacionadas con las facturas, clasificaciones o documentos generados a través de su cuenta.

13. Protección de Datos Personales

El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Privacidad, la cual forma parte integral de estos Términos. Al utilizar el Servicio, usted acepta el tratamiento de sus datos conforme a la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas concordantes.

En la medida en que usted ingrese datos de terceros (pacientes, colaboradores u otros) en la plataforma, usted declara y garantiza que cuenta con la autorización expresa de los titulares de dichos datos para su tratamiento conforme a la finalidad del Servicio, y asume toda responsabilidad por el incumplimiento de esta obligación.

14. Confidencialidad

Cada parte se compromete a mantener la confidencialidad de la información confidencial de la otra parte que haya recibido en virtud de la relación derivada de estos Términos. Se entiende por información confidencial los datos técnicos, comerciales, financieros y operativos que no sean de conocimiento público. Esta obligación subsistirá incluso después de la terminación de la relación contractual.

15. Eliminación de Cuenta y Terminación

15.1. Eliminación Voluntaria

Usted puede solicitar la eliminación de su cuenta desde la configuración de perfil. Una vez solicitada, contará con un período de gracia de 7 días calendario durante el cual podrá cancelar la solicitud. Transcurrido ese plazo, todos sus datos serán eliminados de forma permanente e irrecuperable, incluyendo perfil, membresías a organizaciones, facturas, clasificaciones y registros de uso.

15.2. Terminación por parte de Medibill

Medibill se reserva el derecho de suspender o terminar su cuenta de manera inmediata y sin previo aviso si:

• Usted incumple estos Términos.
• Se detecta un uso fraudulento, abusivo o ilegal de la plataforma.
• La cuenta ha estado inactiva por más de 12 meses sin un plan de pago activo.
• Es requerido por orden judicial, mandamiento de autoridad competente o disposición legal.
• Medibill decide descontinuar el Servicio total o parcialmente.

15.3. Efectos de la Terminación

La terminación de la relación contractual, por cualquier causa, no afectará las obligaciones adquiridas durante la vigencia del contrato, incluyendo las obligaciones de pago pendientes, las cláusulas de limitación de responsabilidad, indemnización, propiedad intelectual, confidencialidad y resolución de controversias, las cuales sobrevivirán a la terminación.

16. Servicios de Terceros

El Servicio se integra o depende de servicios de terceros, incluyendo pero no limitándose a:

• Supabase: Infraestructura de base de datos y autenticación.
• Wompi: Procesamiento de pagos.
• Proveedores de IA: Modelos de inteligencia artificial para clasificación de códigos.
• Proveedor Tecnológico de facturación electrónica: Transmisión de facturas a la DIAN.
• Telegram: Bot de dictado por audio (en planes compatibles).

Medibill no se responsabiliza por la disponibilidad, rendimiento, errores, cambios en los términos o interrupciones de los servicios de terceros. El uso de dichos servicios está sujeto a sus respectivos términos y condiciones.

17. Fuerza Mayor

Medibill no será responsable por el incumplimiento o retraso en el cumplimiento de sus obligaciones cuando dicho incumplimiento sea causado por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo pero no limitándose a: desastres naturales, pandemias, conflictos armados, actos de terrorismo, fallos de infraestructura de internet, ciberataques, cambios legislativos o regulatorios, decisiones gubernamentales, huelgas, o cualquier otro evento fuera del control razonable de Medibill.

18. Cumplimiento Normativo del Sector Salud

El Usuario reconoce y acepta que:

• Es su responsabilidad exclusiva cumplir con toda la normatividad aplicable al sector salud colombiano, incluyendo las resoluciones del Ministerio de Salud sobre RIPS, las normas de la DIAN sobre facturación electrónica, y las regulaciones de la Superintendencia Nacional de Salud.
• Medibill facilita herramientas para asistir en el cumplimiento, pero no garantiza que el uso del Servicio por sí solo constituya cumplimiento total de las obligaciones regulatorias del Usuario.
• Cualquier cambio normativo que afecte la funcionalidad del Servicio será implementado por Medibill en plazos razonables, sin que la demora en la implementación genere responsabilidad alguna para Medibill.

19. Modificaciones a los Términos

Medibill se reserva el derecho de modificar estos Términos en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en esta página con la fecha de "Última actualización" correspondiente. Para cambios sustanciales, Medibill notificará a los usuarios registrados a través de correo electrónico o mediante un aviso visible en la plataforma con al menos 15 días de anticipación.

El uso continuado del Servicio después de la publicación o notificación de cambios constituye su aceptación de los Términos modificados. Si no está de acuerdo con los cambios, deberá dejar de utilizar el Servicio y podrá solicitar la eliminación de su cuenta.

20. Resolución de Controversias

20.1. Ley Aplicable

Estos Términos se rigen e interpretan de conformidad con las leyes de la República de Colombia.

20.2. Resolución Amistosa

Las partes se comprometen a intentar resolver cualquier controversia de forma directa y amistosa dentro de un plazo de 30 días calendario contados a partir de la notificación escrita de la controversia.

20.3. Jurisdicción

En caso de no alcanzar un acuerdo amistoso, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces y tribunales de la ciudad de Pasto, Nariño, Colombia, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, sin perjuicio de los derechos que la ley otorgue al consumidor conforme al Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011).

21. Disposiciones Generales

• Acuerdo completo: Estos Términos, junto con la Política de Privacidad, constituyen el acuerdo completo entre usted y Medibill con respecto al Servicio, y reemplazan cualquier acuerdo, propuesta o comunicación anterior, ya sea oral o escrita.
• Separabilidad: Si alguna disposición de estos Términos es declarada inválida, ilegal o inejecutable por un tribunal competente, dicha disposición será modificada en la medida mínima necesaria para hacerla válida y ejecutable, o en su defecto será eliminada, sin afectar la validez y ejecutabilidad del resto de los Términos.
• Renuncia: La omisión o demora de Medibill en ejercer cualquier derecho previsto en estos Términos no constituirá renuncia al mismo. Cualquier renuncia deberá ser expresa y por escrito.
• Cesión: Usted no podrá ceder ni transferir sus derechos u obligaciones bajo estos Términos sin el consentimiento previo y escrito de Medibill. Medibill podrá ceder estos Términos libremente en caso de fusión, adquisición, venta de activos o por disposición legal.
• Notificaciones: Las notificaciones de Medibill al Usuario se realizarán a la dirección de correo electrónico proporcionada en la cuenta. Las notificaciones del Usuario a Medibill deberán enviarse a soporte@medibill.com.co.
• Relación entre las partes: Nada en estos Términos crea una relación de sociedad, agencia, empleo, franquicia o joint venture entre Medibill y el Usuario.

22. Contacto

Si tiene preguntas, inquietudes o reclamaciones sobre estos Términos y Condiciones de Servicio, puede contactarnos a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: soporte@medibill.com.co
• Formulario de contacto en: www.medibill.com.co